¿Estás monitoreando correctamente a tus proveedores?

Para que nuestros negocios funcionen plenamente es necesario el monitoreo, en pocas palabras tener visibilidad de todo cuanto pasa en la cadena nos ayudará a entender la densidad de la gestión, los errores y dónde debemos involucrarnos más.

Monitorear nos permite ver todo el panorama, de extremo a extremo en la cadena de suministro, conocer el funcionamiento de todos los procesos y operaciones en marcha, por lo cual podemos:

  • Identificar todas las prácticas que no se ajustan a los estándares de la marca.
  • Detectar a tiempo las primeras señales que alertan de un cambio de tendencia, que podría suponer un desajuste con las políticas internas o el incumplimiento de alguna norma de la legislación aplicable.
  • Elaborar una respuesta puntual y efectiva, que corte de raíz cualquier acción que no tenga que ver con los principios y valores de la compañía o que, directamente, vaya en contra de lo que dicta la ley.

El monitoreo debe ser siempre exhaustiva, y necesariamente debe apoyarse en la tecnología, con la que podemos identificar los proveedores más responsables y alineados con la visión de nuestra compañía, nos permite validar los datos y evaluar las acciones e incluso las comunicaciones.

En este sentido, la mejor manera para hacer un monitoreo constante de tus proveedores es implementar un software para empresas que tenga el objetivo de ayudarte a hacer un análisis puntual de tus futuros (y actuales) proveedores. Hay varias maneras de hacerlo, pero quizás la más simple es:

  • Crea un base de datos: registra el nombre de cada uno de ellos bajo el estatus de “activos”, “inactivos” y “en proceso de validación”.
  • Calificación cualitativa: busca información de ellos en redes sociales, Internet e, incluso, anímate a hacer una investigación periodística para conocer un poco más sobre su reputación. Dales una calificación con base en el “nivel de riesgo” que puedan representar para tu empresa en el mercado.
  • Calificación cuantitativa: analiza la importancia que tienen en tu empresa, numéricamente hablando, y crea una matriz sobre el impacto que puede tener, en tu contabilidad financiera, si esa empresa “llegara a fallarte”.
  • Ficha técnica decisiva: como si se tratara de un veredicto, en una cuartilla redacta los pros, contras y las ventajas competitivas que te dan. Al final, deberás hacer una recomendación sobre por qué sí, o por qué no, deberá ser contratada dicha compañía.
  • Decisión final: después de revisar tu base de datos, los elementos cualitativos y cuantitativos, así como de la ficha técnica, deberás decidir si debes, o no, prescindir de los servicios de algún proveedor por temas éticos.
  • El plus: todo este trabajo podrás presentarlo ante una junta directiva, ya sea de manera física o virtual, cuando se esté a punto de tomar la decisión de contratar a algún proveedor. Aunque también, y de manera sistematizada, cada cierto determinado periodo de tiempo deberán enviarse alertas que cambien la situación con algún socio comercial.

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